Le
Coach du PC - L'ordinateur à la portée de tous -
|
|
|
|
Astuce du Coach.7 astuces pour mieux gérer vos fichiers Vous travaillez tous les jours sur des documents, des présentations, des graphiques et autres fichiers. Mais combien de temps passez-vous à rechercher ces fichiers dans le système ? Quelques minutes par ci, quelques minutes par là. Toutes ces minutes additionnées finissent par représenter une perte de temps considérable. Il existe une meilleure façon de procéder : gérer vos fichiers de manière plus efficace. La gestion des fichiers sur votre ordinateur ressemble beaucoup à la gestion de fichiers papier. Ils peuvent être organisés dans des dossiers, puis stockés dans des armoires, où vous les retrouverez le moment venu. Tout comme pour les fichiers et les dossiers papier, si vous ne mettez pas en place une bonne organisation, vous vous retrouvez vite perdu. Que vous ayez enregistré vos fichiers sur le disque dur de votre ordinateur ou sur un dossier partagé en réseau, ces sept astuces vous feront gagner du temps lors de la recherche de fichiers. Consultez les astuces des lecteurs. Des centaines de commentaires intéressants ont été envoyés sur cet article ; rendez-vous en bas de la page pour les consulter. De nombreux utilisateurs nous ont également confié leurs propres astuces pour organiser et rechercher des fichiers. Cet article a été mis à jour pour intégrer certains de ces conseils. Sur cette page
Astuces pour gérer vos fichiers Suivez ces conseils pour mieux gérer vos fichiers. 1. Utilisez le dossier Mes documents. Pour de nombreuses raisons, il est intéressant d'utiliser la fonction Mes documents proposée par Microsoft Windows. Pour ouvrir Mes documents sous Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Mes documents. Ce dossier vous permet de stocker facilement tous vos documents personnels. La fonction Mes documents vous aide à : · Trouver des fichiers. Windows permet un accès facile au dossier Mes documents (et à ses sous-dossiers) depuis de nombreux emplacements : le menu Démarrer, le volet des tâches de l'Explorateur Windows, les boîtes de dialogues classiques Ouvrir et Enregistrer et d'autres encore. · Remarque : L'Explorateur Windows affiche la structure des fichiers et des dossiers de votre ordinateur. Pour ouvrir l'Explorateur Windows, cliquez sur Démarrer, sélectionnez Tous les programmes, puis Accessoires et enfin cliquez sur Explorateur Windows. · Sauvegarder des fichiers. Conserver tous les fichiers en un seul endroit est la première étape essentielle dans la mise en place d'une bonne stratégie de sauvegarde. · Séparez les données des programmes. · En séparant les fichiers de données des fichiers de programme, vous réduisez le risque de suppression accidentelle de vos documents lors de l'installation ou de la mise à niveau de programmes. 2. Adoptez un modèle de nom unique pour les fichiers et les dossiers. Choisissez une méthode cohérente pour nommer les fichiers créés de manière régulière, et respectez-la systématiquement. 3. Utilisez des noms courts. Bien que Windows vous autorise à utiliser des noms de fichier longs, il est préférable de faire court. Les noms longs peuvent entraîner des problèmes de blocage. D'une manière générale, brièveté est synonyme de clarté. Laissez vos dossiers définir automatiquement certains noms. Par exemple, au lieu de créer un fichier nommé Great American Novel Chapter One First Effort.doc, vous pouvez créer une structure de ce type :
Figure 1 : Suggestion de nom court 4. Séparez les travaux en cours des travaux terminés. Pour éviter de surcharger le dossier Mes documents, conservez-y uniquement les fichiers en cours. Ceci permet de réduire le nombre de fichiers à parcourir et la quantité de données à sauvegarder. À peu près tous les mois, transférez les fichiers terminés dans un dossier différent, de préférence hors du dossier Mes documents. Vous pouvez les archiver dans un dossier situé sur votre bureau (appelé Archives par exemple) ou les enregistrer sur un CD. Votre dossier Mes documents, qu'il est conseillé de sauvegarder régulièrement, ne doit pas devenir trop volumineux. 5. Stockez les fichiers par catégorie. Conserver dans un dossier unique tous les fichiers d'un même type (ou à peu près) vous permet d'utiliser les modèles de dossier proposés par l'Explorateur Windows. Cela facilite la recherche des fichiers. Par exemple, si vous placez tous vos graphiques dans un même dossier, vous pourrez facilement utiliser la vue Pellicule ou Diaporama de l'Explorateur Windows pour parcourir les images et rechercher celle de votre choix. 6. Éviter les structures de dossiers volumineuses. Si vous avez un nombre de sous-dossiers tel que vous ne pouvez pas les visualiser tous en même temps, cela signifie peut-être qu'il est nécessaire de créer un menu alphabétique. Vous trouverez un exemple de ce type dans la Figure 2.
Figure 2 : Exemple de structure de menu alphabétique pour éviter les dossiers volumineux 7. Utilisez des raccourcis et des liens, au lieu de créer des copies multiples. Si vous avez besoin d'utiliser le même fichier à partir de plusieurs emplacements différents, ne créez pas plusieurs copies de ce fichier. Créez plutôt des raccourcis. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier, puis cliquez sur Créer un raccourci. Vous pouvez ensuite faire glisser le raccourci jusqu'à l'emplacement souhaité.
Nous remercions tous les lecteurs qui nous ont donné d'excellents commentaires et conseils. Voici une sélection des meilleures astuces. 1. Utilisez des abréviations. Pour raccourcir au maximum les noms de fichier, utilisez des abréviations courantes, par exemple « Svgde » pour Sauvegarde ou « Cptté » pour Comptabilité. Les noms seront plus explicites et les fichiers plus faciles à trouver à l'aide de la fonction de recherche, si nécessaire. 2. Utilisez les images miniatures. Faites votre recherche en utilisant la vue Miniatures. Elles sont plus faciles à visualiser et vous pouvez utiliser une image ou un clipart pour reconnaître plus facilement vos dossiers. Par exemple, un dossier contenant des informations sur un produit spécifique peut être associé à l'image de ce produit. Vous pouvez également utiliser un objet qui vous rappelle le contenu du dossier. Pour afficher la liste des dossiers de Mes documents avec la vue Miniatures, cliquez sur Affichage dans la barre d'outils, puis sélectionnez Miniatures. Pour associer une image au dossier, cliquez dessus avec le bouton droit et sélectionnez Propriétés. Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur l'onglet Personnaliser. Dans la section Images du dossier, cliquez sur Choisir une image. 3. Utilisez des noms courants. Pour faciliter la recherche de documents, affectez à vos fichiers et à vos dossiers des noms simples, par exemple des numéros de modèle, des noms de projet ou le responsable du projet. 4. Ne sauvegardez pas les fichiers inutiles. Sélectionnez soigneusement les fichiers que vous conservez. Il n'est souvent pas nécessaire de tous les garder. En ce qui concerne la messagerie électronique, par exemple, il n'est pas nécessaire de conserver tous les messages reçus. 5. Utilisez le dossier Mes documents récents. Pour rechercher un fichier sur lequel vous venez de travailler, utilisez l'option Mes documents récents, dans le menu Démarrer. 6. Placez Mes documents sur votre bureau. Placez un raccourci vers le dossier Mes documents sur le bureau. Vous gagnerez du temps. 7. Classez vos fichiers par date. Utilisez une date dans le nom du fichier. Par exemple 10_02_01, qui correspond à 2 octobre 2001. Ce dossier contient tous les supports Jeb classés par date. 8. Utilisez des codes couleur dans vos dossiers. J'utilise une application tierce qui me permet de colorer certains dossiers de Mes documents que j'utilise tous les jours. Ceci me permet d'accéder à ces dossiers ou d'enregistrer un document plus rapidement.
|
|
